Como adapte LEAN CONSTRUCTION desde el sector privado al público

Como adapte LEAN CONSTRUCTION desde el sector privado al público

Es frecuente escuchar que las entidades públicas suelen experimentar demoras en la gestión de información, problemas en la ejecución de proyectos e incapacidad de sus funcionarios. Permítanme compartir mi experiencia laboral en el ámbito gubernamental y las valiosas lecciones que he extraído en este corto periodo. Pero antes, relataré mi travesía por el camino de Lean y cómo logré implementarlo paso a paso. Mi encuentro con Lean Construction tuvo lugar en 2018 y quedé cautivado por la filosofía que la respalda. A partir de entonces, comencé a incorporarla tanto en mi vida personal como en mi trabajo.

Mi recorrido se inició en el sector privado, donde la adopción de Lean Construction fue gradual debido a la necesidad de obtener el compromiso y la comprensión de los líderes sobre sus beneficios. Mi misión inicial consistió en difundir la idea entre los tomadores de decisiones y concientizarlos sobre su eficacia. Aunque el proceso fue arduo y llevó años, quedó claro que la implementación de Lean es, en última instancia, una transformación cultural.

Decidí no comenzar directamente con el método Last Planner System y en su lugar dividí la metodología en pequeños pasos, adaptados a equipos reducidos. A través de esta estrategia, logré que los conceptos fueran más accesibles y evité que algunos equipos se sintieran abrumados por la introducción de nuevas prácticas. Aunque debo destacar que el Last Planner System, una herramienta admirable desarrollada por Gleen Ballard en su tesis doctoral, es sumamente valiosa y práctica. La resistencia que enfrenté se debía a la percepción errónea de que su simplicidad equivalía a ineficacia. Cambiar esta mentalidad requiere una comprensión profunda de Lean y, lamentablemente, esa madurez no estaba presente en ese momento.

Durante mi travesía por Lean, internalicé uno de los consejos más valiosos de mi mentor, Santiago Ruiz, quien mencionó: "Existen tres razones por las que una persona no cumple con sus responsabilidades. La primera es porque no sabe cómo hacerlo, lo cual requiere enseñanza; la segunda es porque no puede, y aquí se debe proporcionar los recursos necesarios para que lo logre; la tercera es porque no quiere, y en este caso, la persona debe decidir cambiar o ser reemplazada." Este concepto es esencial al liderar la implementación de Lean, ya que todos los involucrados deben alinearse con el objetivo.

Al dividir el Last Planner System, logré una rápida adopción del Pull Planning, un enfoque en el tablero Kanban junto con análisis de restricciones, el uso de los 5 Porqués y reuniones con el equipo de obra de 5 minutos al inicio y al final de cada jornada. La simplicidad de estas prácticas resultó en una adopción rápida y entusiasta por parte del equipo de producción. Con el tiempo, aumentamos nuestro conocimiento y progresamos en la implementación de la gestión visual. Este cambio redujo las consultas de diseño a la oficina técnica en un 45% y mejoró el control de la seguridad. Los planificadores finales reconocieron que estas prácticas no solo facilitaban su trabajo, sino que también aumentaban la productividad general.

A medida que avanzaba, combiné diversas ideas y metodologías para adaptar el enfoque Lean al equipo. Uno de los éxitos más notables fue la rápida adopción del método CBA (Choosing by Advantage) en el área de adquisiciones, lo cual tuvo un impacto significativo en la mejora de los procesos de compra y contratación.

Luego de esta gratificante experiencia en el sector privado, decidí aventurarme en el ámbito público para compartir los conocimientos adquiridos a lo largo de los años y fusionar la filosofía Lean con la metodología de Building Information Modeling (BIM). Dado que el BIM se perfila como un componente crucial en la construcción, se espera que, bajo los reglamentos implementados en Perú, su adopción sea parcial para el 2025 y obligatoria para todas las inversiones públicas para el 2030.

Este nuevo desafío capturó mi interés y me sumergí en la búsqueda de una sinergia entre Lean y BIM en el sector público. Aunque BIM es ampliamente reconocido en el ámbito público como una revolución en la construcción, su implementación a menudo carece de una dirección clara. Aquí es donde entra en juego la filosofía Lean como un eje fundamental para el éxito de BIM.

Quiero destacar tres áreas en las que visualicé la oportunidad de incorporar la filosofía Lean en el sector público. Para comprenderlo mejor, comenzaré explicando cómo fluye la comunicación entre diferentes departamentos, una dinámica que suele estar atrapada en burocracia y demoras. A pesar de la existencia de sistemas de seguimiento de documentos, su función es más observacional que facilitar el proceso.

Esta es una oportunidad para integrar la tecnología y la filosofía Lean para agilizar la comunicación y permitir respuestas claras y ágiles que lleguen a quienes toman decisiones. En este caso, se está proponiendo integrar toda la gestión de la información en plataformas colaborativas como un ECD (Entorno común de datos) pero a nivel organizacional, donde sea entendible en todas las áreas. Esto impactara en el tiempo y calidad de entregables, cabe mencionar, que como experiencia debo resaltar que la comunicación escrita sigue siendo el peor método de traslación de la información.

El segundo punto se refiere a la alta rotación de personal, lo que puede interrumpir la continuidad de los procesos. Durante mis siete meses en el sector público, he sido testigo de múltiples cambios en la gerencia y la falta de competencia técnica en ciertos roles. A pesar de esta incertidumbre, opté por estandarizar procesos en mi área para asegurar cierta consistencia en la ejecución. Sin embargo, el desafío radica en seleccionar a personas adecuadas con habilidades técnicas sólidas, lo cual debe ser una prioridad en la política de contratación. 'Personas correctas, en el lugar correcto y en el momento correcto'.

Finalmente, el tercer punto se relaciona con la falta de confianza y colaboración en el ámbito público, donde las decisiones se ven influenciadas por el ego y los intereses personales. La carencia de liderazgo y la evasión del riesgo resultan en una toma de decisiones ineficaz. El enfoque Lean se basa en la creación de espacios confiables, el respeto por las personas y la optimización del flujo de trabajo para aportar un valor real al cliente final.

Trabajar en esto junto a mi equipo ha generado una sinergia excepcional, lo que me lleva a recomendar encarecidamente que superemos el temor al rechazo al explicar esta filosofía. Enfrentemos el desafío del 'Ver es creer’. Si sabemos que Lean realmente funciona, debemos perseverar en nuestro camino y abordar los obstáculos que, en última instancia, mejorarán el sector público. Un mejor proceso de toma de decisiones, con un enfoque más centrado en la población, automáticamente tendrá un impacto positivo en el sector privado y, por consiguiente, en nuestra industria de la construcción en su conjunto.

Finalmente, comparto unos de los paradigmas y presuposiciones del Last Planner System que resonaron conmigo durante una presentación de Korb & Ballard en la IGLC 26 en Chennai, India (2018): 'Believing is seeing' ('Creer es ver'). Y que cobraron un profundo sentido en mi trayectoria Lean:

  1. Ver es creer.
  2. La confianza es para imbéciles.
  3. Que ambas partes salgan ganando es una ilusión. Lo que cuenta es que uno gane.
  4. Se puede administrar proyectos administrando contratos.
  5. El riesgo se gestiona cuando se transfiere a otra persona.
  6. Si se paga el precio mínimo por cada parte de un proyecto, paga el precio mínimo por el proyecto.
  7. La gestión por resultados da el mejor resultado.
  8. La utilización de recursos triunfa sobre el flujo del Proyecto.
  9. El control comienza con la identificación de una variación negativa entre HIZO y DEBERÍA.
  10. Los factores sociales son interesantes, pero en realidad no importan.

Autor: PAOLO JESÚS LOZA DELGADO

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